Model Dan Aplikasi Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Pengenalan

·         Apa itu SIM (Sistem Informasi Manajemen)

·         Karakteristik SIM (Sistem Informasi Manajemen)

·         Macam-macam Sistem Informasi Fungsional

·         Model-Model SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kebutuhan pimpinan tingkat menengah (manajer), baik pada unit-unit kerja maupun pada sub-unit dalam lingkungan organisasi. SIM menggunakan data dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.

Beberapa karakteristik utama dari SIM adalah:

• Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi.

• Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

• Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan

• Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen

• periodik (periodical)

• insidentil (incidential)

• pengecualian (exceptional)

• perbandingan (comparable)

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem

• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi

• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi ataukegiatan perusahaan.

• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi

• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.

Sistem Informasi Fungsional biasanya terdapat pada sebuah organisasi fungsional yang terdapat didalamnya meliputi :

• Sistem Informasi Akuntansi, memelihara dan mencatat setiap transaksi keuangan
• Sistem Informasi Pemasaran, menangani penjualan dan pemasaran produk dan jasa
• Sistem Informasi Produksi, berfungsi untuk mengatur produktivitas.
• Sistem Informasi Keuangan, berfungsi untuk mengelola aset-aset keuangan darisebuah organisasi

Pada organisasi yang telah mapan SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti: 

·         Sistem Informasi Personalia

·         Sistem Informasi Persediaan

·         Sistem Informasi Manufaktur

·         Sistem Informasi Keuangan

·         Sistem Informasi Pemasaran

dan berbagai sistem informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi. Namun yang perlu ditekankan adalah sistem-sistem fungsional ini jangan sampai menjadi sistem yang ter-isolasi, berdiri sendiri, tanpa ada koneksi dengan sistem lainnya, karena sistem-sistem tersebut harus ber-sinergi dalam penyediaan informasi untuk kebutuhan manajemen organisasi.

Model umum sistem informasi fungsional dapat digambarkan sebagai berikut:

Model Sistem Informasi Fungsional

Data operasional sehari-hari dikumpulkan oleh sistem pengolahan transaksi (TPS) dan menjadi sumber data utama dari sistem informasi fungsional, data ini menjadi bagian utama dari basis-data untuk SIM. Sumber data yang lain bisa bersumber pada sistem riset yang melakukan penelitian tentang berbagai hal yang berkaitan dengan organisasi, misalnya pada sistem informasi pemasaran maka sistem riset-nya biasa-nya penelitian tentang pasar, tentang penduduk, tentang produk yang dipasarkan, dsb. Data hasil riset digunakan sebagai bagian basis-data yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas atau memperbaiki kinerja. Data yang bersumber dari luar organisasi dapat dijadikan sebagai data tambahan untuk melengkapi kebutuhan informasi para pemakai. Data-base kemudian di-olah menjadi informasi oleh sub-sistem dalam organisasi sesuai dengan keperluan sub-unit kerja-nya.

Ada empat kategori laporan yang biasanya disediakan oleh SIM, yaitu laporan:

Laporan periodik adalah laporan yang formatnya telah ditetapkan terlebih dahulu, dan dihasilkan oleh SIM secara periodik, misalnya daftar gaji setiap bulan, laporan perkembangan setiap triwulan, laporan akhir tahun, dsb.

Laporan insidentil adalah laporan yang sewaktu-waktu diminta oleh manajemen, biasa juga disebut sebagai demand report atau ad-hoc report, formatnya ditentukan pada saat diperlukan, biasanya terjadi ketika rapat pimpinan memerlukan data penting. Suatu SIM yang baik harus bisa merespons dengan cepat laporan insidentil, bila tidak mampu maka SIM ini harus dibangun ulang.

Laporan pengecualian adalah laporan yang hanya muncul pada saat terjadi sesuatu yang luarbiasa atau tidak normal dalam organisasi, misalnya ketika terjadi kerugian yang sangat besar, atau ketika terjadi keuntungan yang sangat besar, dan sebagainya. Ketika pemesanan barang melampaui batas toleransi misalnya satu minggu, maka jenis barang yang terlambat ini perlu dilaporkan agar bisa diambil tindakan lebih lanjut

Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan perbandingan antara dua atau lebih dari dua informasi yang serupa untuk bisa dibandingkan, misalnya perbandingan antara penjualan barang triwulan pertama dan triwulan kedua, sehingga dapat dilakukan suatu tindakan apabila ternyata ada penurunan.

MODEL SUATU SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Model suatu SIM digambarkan secara umum sebagai berikut :

Tanda panah menunjukkan arus data dan informasi baik dari  sistem fisik perusahaan maupun lingkungannya. Data diteruskan ke  “sumberdaya pengolah informasi” yaitu kombinasi hardware dan  spesialis informasi yang mentransformasikan data menjadi informasi.  Data dan informasi dapat disimpan dalam “database”, dan data  ditransformasikan menjadi informasi oleh “software library” dari  program-program komputer.  Informasi baik dari dalam dan sumber luar diteruskan kepada  pemakai (users) yang membuat keputusan mempengaruhi perubahan di  dalam sistem fisik perusahaan dan sumberdaya pengolah informasi.

Konsep Subsistem SIM Formal

Karena memperoleh pengalaman dalam mengimplementasikan  rancangan SIM secara meluas di perusahaan, manajer pada area  tertentu memulai merajut sistem untuk menyesuaikan terhadap  kebutuhan. Sistem informasi fungsional seperti ini memperoleh banyak  publisitas pada beberapa area (bidang) dan tidak banyak pada bidang  lainnya. Pemasaran merupakan bidang pertama membayangkan suatu  ide sistem informasi fungsional, dan upaya-upaya yang masuk akal  dilakukan untuk mempersiapkan diagram dan deskripsi bagaimana  komputer dapat diterapkan di seluruh operasi pemasaran.  Seksi berikutnya sebagai subsistem SIM yang menggambarkan  tiga bidang fungsional utama: pemasaran, manufacturing, dan  keuangan. Tidak ada yang memisahkan sistem informasi fungsional  secara fisik. Misalnya, sebagian besar database oleh subsistem  fungsional juga digunakan oleh yang lain, dan banyak program yang  digunakan dalam suatu sistem digunakan di tempat lain. Sistem  informasi fungsional merupakan cara berpikir logik tentang SIM  daripada sebagai pemisahan secara fisik.

1. Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Akutansi

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

·         Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

·         Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

·         Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.SIA terdiri dari 3 subsistem:

·         Sistem pemrosesan transaksimendukung proses operasi bisnis harian.

·         Sistem buku besar/ pelaporan keuanganmenghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

Manfaat  SIA

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

·         Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

·         Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

·         Meningkatkan efisiensi

·         Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

·         Meningkatkan sharing knowledge

·         menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Komponen Sistem Akutansi

Permasalahan yang sering terjadi jika sistem akuntansi masih bersifat manual, yaitu :

·         Informasi yang dihasilkan tidak akurat dan tidak tidak dapat dipercaya

·         Pemrosesan data transaksi terlalu memakan waktu

·         Penyimpanan arus data akuntansi yang tidak rapi

·         Proses transaksi yang mengakibatkan bertambah atau berkurangnya harta perusahaan masih dicatat secara manual

2. Sistem Informasi Pemasaran

Pengertian Sistem Informasi Pemasaran

SIP Merupakan sistem yang terdiri dari orang, peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, menyortir, menganalisis, mengevaluasi dan mendistribusikan informasi yang sesuai, kepada pembuat keputusan. Tujuan dari dibangunnya SI pemasaran, adalah :

·         Pengelolaan keseluruhan proses marketing

·         Mengidentifikasikan sejak awal produk baru

·         Mengendalikan biaya yang berhubungan dengan aktivitas marketing

Sistem informasi pemasaran, merupakan bagian dari SIM yang  menyediakan informasi yang digunakan untuk pemecahan masalah  pemasaran suatu perusahaan.  Contoh model sistem informasi pemasaran :

Input subsystem, mengumpulkan data dan informasi yang masuk  dalam database. Output subsystem, terdiri dari program komputer  yang mentransformasikan data menjadi informasi untuk manajermanajer fungsional.  Subsistem Masukan Pemasaran(Marketing Input Subsystems)

Ketiga sistem informasi fungsional mengarahkan data dan  informasi dari “sistem pengolahan data”.  Subsistem penelitian pasar, mengumpulkan data terutama mengenai  pelanggan perusahaan dan pelanggan prospektif.  Subsistem intelligen pasar, mengumpulkan data dan informasi  berhubungan dengan pesaing-pesaing perusahaan. Sistem ini biasanya  sangat tidak formal. Subsistem pengolahan data dan penelitian pasar  mengumpulkan data dan informasi dari dalam dan sumber-sumber  luar. Subsistem intelligen pemasaran mengumpulkan data dan  informasi hanya dari luar (lingkungan).  Subsistem Keluaran Pemasaran (Marketing Output Subsystem) Semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran  disebut sebagai “marketing mix”. Subsistem ini mencakup produk,  tempat dimana produk dijual, promosi antara lain penjual dan iklan, dan harga produk. Semua software yang menginformasikan manajer  tentang produk dimasukkan ke dalam subsistem produk. Semua software yang menggambarkan bagaimana produk didistribusikan kepada pelanggan dimasukkan di dalam subsistem tempat. Sebaliknya, software yang menyangkut penjual dan advertensi ada dalam subsistem promosi, dan semua informasi tentang harga disediakan oleh subsistem harga. Manajer dapat menggunakan subsistem secara terpisah atau dalam kombinasi. Subsistem campuran terpadu (integrated mix subsystems) memberikan kesempatan pada manajer untuk mengembangkan strategi-strategi pemasaran yang menggunakan bumbu-bumbu campuran dalam suatu upaya kombinasi.

 Contoh: Keluaran sistem informasi pemasaran adalah seri laporan analisis penjualan yang dihasilkan dari data transaksi akuntansi.

Rekord akuntansi yang tersedia dapat dipanggil dan diurutkan  menurut produk yang dipasarkan, pelanggan, dan penjual. Menurut  produk dapat memuat : nomor produk, nama produk, penjualan bulan ini, penjualan sampai dengan hari ini (year-to-date sales). Demikian juga mengenai pelanggan dapat memuat : nomor pelanggan, nama pelanggan, penjualan bulan ini, dan penjualan sampai dengan hari ini. Adapun bedanya dari kedua laporan ini adalah antara nama produk dan nama pelanggan. Dengan mengetahui data ini kita dapat mengetahui produk mana yang laku keras dan pelanggan siapa yang paling banyak membeli.

3. Sistem Informasi Manufakturing

Manajer manufacturing menggunakan lebih luas komputer dibandingkan dengan manajer lainnya. Beberapa penggunaan komputer antara lain :

a) Computer aided design (CAD), penggunaan komputer untuk merancang sesuatu antara lain mobil, motor, dan lain-lain.

b) Computer aided manufacturing (CAM), penggunaan komputer dalam proses manufacturing antara lain : mengawasi alur produk, proses penyebaran, dan lain-lain.

c) Factory robot, penggunaan komputer mengontrol robot yang membantu pengolahan.

Berbagai penggunaan bebas komputer sebagai sistem informasi di dalam penjadwalan produksi, pengendalian inventory, pengendalian kualitas produksi, dan melaporkan biaya produksi. Sistem informasi manufacturing merupakan anak gugus dari SIM yang digunakan dalam pemecahan masalah-masalah manufacturing perusahaan.

Subsistem Pemasukan Manufacturing :

a) Data processing subsistem, misalnya terminal yang ditempatkan pada setiap pabrik digunakan untuk mencatat aktivitas utama mulai dari penerimaan bahan mentah sampai pengiriman barang jadi.

b) Industrial engineering subsystem, menyediakan data yang  menggambarkan operasi internal manufacturing. Subsistem ini  terdiri dari insinyur industri yang mempelajari proses produksi  supaya lebih efisien.

c) Manufacturing intelligence subsystem, subsistem yang  menyediakan data/informasi lingkungan. Subsistem ini  menyediakan informasi supplier yang belum masuk, dan juga  informasi mengenai unsur-unsur buruh di lingkungan.92 Subsistem Keluaran Manufacturing  Ada empat keluaran subsistem manufacturing yang  menggambarkan dimensi proses produksi.

Keempat keluaran tersebut  adalah :

a) Production subsystem, mengukur proses menurut waktu arus kerja  dari satu langkah ke langkah berikutnya.

b) Inventory subsystem, mengukur volume aktivitas produksi sebagai  inventori yang ditransformasikan dari bahan mentah menjadi  proses pekerjaan dan sampai ke barang jadi.

c) Quality subsystem, mengukur kualitas material yang dihasilkan.

d) Cost subsystem, memonitor biaya produksi – terutama biaya buruh  dan material.

Adapun model dari sistem informasi manufacturing adalah sebagai berikut :

Contoh sistem informasi manufacturing :

a) Economic manufacturing quantity (EMQ), menentukan berapa jumlah yang harus diproduksi.

b) Bill of material, bagian dari komponen yang dibutuhkan dalam kaitan ini menentukan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat komponen.

Salah satu yang penting di dalam sistem informasi manufacturing adalah subsistem produksi yang menggambarkan proses produksi.Dalam subsistem ini informasi dibuat atau disediakan bagi pegawai yang menangani inventory dan area produksi, untuk memberitahukan apa yang dilakukan, kapan dilakukan, kalau perlu bagaimana melakukannya.

Biasanya terminal komputer digunakan untuk :

- Identifikasi pekerjaan

- Jumlah langkah

- Stadium kerja

- Identifikasi karyawan

- Waktu mulai.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuanganperusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem akuntansi perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan.

Model sistem informasi keuangan :

Sebagaimana gambar di atas, subsistem keluarannya meliputi :

a) Subsistem peramalan, meramalkan aktivitas perusahaan 5-10  tahun ke depan sebagai dasar penyusunan rencana strategis.

b) Subsistem manajemen pendanaan (funds management subsystem),  memproyeksikan arus uang yang melalui perusahaan untuk suatu periode, misalnya setahun.

c) Subsistem pengendalian (control subsystem), menyiapkan anggaran operasi tahunan, yang menentukan berapa banyak setiap unit dapat habiskan untuk suatu kategori tertentu.

Contoh sistem informasi keuangan adalah “cash flow analysis” yang menggambarkan inflow dan outflow uang setiap bulan. Cashflow analysis ini penting untuk mengatur dalam pencapaian dua tujuan  yaitu untuk menjamin bahwa inflow lebih besar daripada outflow, dan  untuk menjamin bahwa kondisi ini stabil sepanjang tahun.

5. Pengaruh Lingkungan Terhadap Rancangan Sistem

Setiap sistem informasi fungsional digunakan oleh manajer terutama pada bidangnya. Akan tetapi, pada beberapa hal, manajermanajer fungsional lain juga eksekutif-eksekutif perusahaan menggunakan keluaran sistem. Pada suatu waktu manajer-manajer di dalam satu bidang fungsional tidak mau membagi informasinya dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah banyak mengeluarkan biaya, jadi mereka harus mengendalikanpenggunaannya. Tingkah laku seperti ini bukanlah yang diinginkan oleh perusahaan secara keseluruhan, merupakan realitas lingkungan atau keadaan manusia. Oleh karena itu perancang-perancang sistem informasi harus sadar akan pengaruh lingkungan seperti itu mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan sistem, seringkali terjadi ketakutan terhadap ketahanan sebagai akibat penggunaan sistem komputer. Manajemen perusahaan dengan dibantu oleh spesialis informasi dapat mencegah atau mengurangi ketakutan dengan menggunakan langkah berikut :

1) Gunakan komputer sebagai cara untuk mencapai peningkatan pekerjaan dengan membiarkan komputer mengerjakan redundansi, pekerjaan yang membosankan dan membiarkan karyawan menggunakan keahliannya untuk tugas-tugas yang penuh tantangan.

2) Gunakan komunikasi formal dalam bentuk memo, artikel surat, bahkan video untuk menyadarkan karyawan akan perhatian perusahaan.

3) Bangun hubungan kepercayaan diantara karyawan, spesialis informasi, dan manajemen

4) Luruskan kebutuhan pegawai secara individu dengan tujuan perusahaan. Pertama, kebutuhan pegawai diidentifikasi, kedua karyawan dimotivasi dengan cara menunjukkan pekerjaan tersebut ke arah tujuan perusahaan dan juga membantu mereka menyesuaikan terhadap kebutuhannya. Ketiga, pekerjaanpekerjaan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan, dan keempat tujuan perusahaan terpenuhi.

6. Peran SIM dalam Pemecahan Masalah

Kontribusi SIM dalam pemecahan masalah ada dua, yaitu sebagai penyedia sumberdaya informasi organisasi secara keseluruhan dan sebagai pengidentifikasi dan pemahaman masalah.